Menu Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) berisi segala sesuatu yang berhubungan dengan proses penerimaan mahasiswa baru mulai dari jenis ujian, jenis berkas persyaratan, periode pendaftaran, user yang telah mendaftar, hingga setting gambar background.
4.1. Daftar Jenis Ujian
Halaman Daftar Jenis Ujian (Gambar 4.1.) digunakan untuk mengelola jenis ujian yang ada pada penerimaan mahasiswa baru ini.
Gambar 4.1. Daftar Jenis Ujian
Untuk menambah jenis ujian pada proses penerimaan mahasiswa baru silahkan tekan tombol Tambah. Sehingga muncul halaman Tambah Jenis Ujian (Gambar 4.2)
Gambar 4.2. Tambah Jenis Ujian
- Silahkan mengisi Nama Ujian dan Deskripsi ujian tersebut
- Tekan tombol Save untuk menyimpan data ke dalam database
4.2. Daftar Jenis Berkas
Halaman Daftar Jenis Berkas (Gambar 4.3.) digunakan untuk mengelola semua jenis berkas persyaratan yang ada pada penerimaan mahasiswa baru ini.
Gambar 4.3. Daftar Jenis Berkas
Untuk menambah jenis berkas ujian pada proses penerimaan mahasiswa baru silahkan tekan tombol Tambah. Sehingga muncul halaman Tambah Jenis Berkas (Gambar 4.4)
Gambar 4.4. Tambah Jenis Berkas
- Silahkan mengisi Nama jenis berkas dan Deskripsi jenis berkas tersebut
- Centang checkbox Wajib apabila jenis berkas ini wajib dimasukkan
- Tekan tombol Save untuk menyimpan data ke dalam database
4.3. Daftar Periode Pendaftaran
Halaman Daftar Periode Pendaftaran (Gambar 4.5.) digunakan untuk mengelola semua periode pendaftaran yang ada pada penerimaan mahasiswa baru ini.
Gambar 4.5. Daftar Periode Pendaftaran
Untuk menambah periode pendaftaran pada proses penerimaan mahasiswa baru silahkan tekan tombol Tambah. Sehingga muncul halaman Tambah Periode Pendaftaran (Gambar 4.6)
Gambar 4.6. Tambah Periode Pendaftaran
- Tab Data Periode Pendaftaran
Silahkan field berikut ini:
Nama Periode Pendaftaran *
Informasi Pendaftaran
Periode *
Jalur Pendaftaran *
Tgl Awal Pendaftaran *
Tgl Akhir Pendaftaran *
Pendaftaran Dibuka?
Berbayar ?
Biaya Pendaftaran
Prefix Kode Pembayaran Pendaftaran
Instruksi Pembayaran Pendaftaran
Publish Kelulusan ?
Prefix Kode Pembayaran Tagihan Awal Masuk
Instruksi Pembayaran Tagihan Awal Masuk
- Tekan tombol Save untuk menyimpan data ke dalam database
4.3.1. Detail Periode Pendaftaran
Setelah data tersimpan kemudian akan muncul beberapa tab yaitu: Program Studi, Jenis Berkas, Jenis Ujian.
- Tab Program Studi berisi program studi yang ditawarkan pada periode pendaftaran ini (Gambar 4.7).
Gambar 4.7. Update Periode Pendaftaran – Tab Program Studi
Untuk menambah program studi silahkan tekan tombol Tambah sehingga akan muncul dialog Tambah Program Studi (Gambar 4.8)
Gambar 4.8. Tambah Program Studi
Silahkan pilih Fakultas dan Prodi yang ingin dibuka pendaftarannya, dan masukkan Quota mahasiswa dan NIM Awal kemudian tekan Simpan
- Tab Jenis Berkas berisi jenis berkas yang dipakai pada periode pendaftaran ini (Gambar 4.9).
Gambar 4.9. Daftar Jenis Berkas
Untuk menambah jenis berkas silahkan tekan tombol Tambah sehingga akan muncul dialog Tambah Jenis Berkas (Gambar 4.10)
Gambar 4.10. Tambah Jenis Berkas
Silahkan pilih Jenis Berkas dan masukkan Poin yang didapat apabila pendaftar mengupload berkas tersebut. Setelah itu tekan tombol Simpan
- Tab Jenis Ujian berisi jenis ujian yang dipakai pada periode pendaftaran ini (Gambar 4.11).
Gambar 4.11. Daftar Jenis Ujian
Untuk menambah jenis ujian silahkan tekan tombol Tambah sehingga akan muncul dialog Tambah Jenis Ujian (Gambar 4.12)
Gambar 4.12. Tambah Jenis Ujian
Silahkan isi Urutan, pilih Jenis Ujian, Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai, Persentase Nilai kemudian tekan tombol Save
- Anda dapat melihat calon mahasiswa yang telah mendaftar pada periode pendaftaran ini dengan menekan tombol Daftar Peminat
Gambar 4.13. Daftar Peminat
4.3.2. Peminat Pendaftaran
Pada halaman Daftar Peminat (Gambar 4.13) terdapat beberapa tab yaitu:
- Tab Pendaftar, berisi informasi mengenai pendaftar yang telah mendaftar pada jalur pendaftaran tersebut. Tekan tombol Seleksi Calon Maba sehingga muncul dialog Seleksi Calon Mahasiswa Baru (Gambar 4.14) untuk menyeleksi pada pendaftar.
Gambar 4.14. Seleksi Calon Mahasiswa Baru
Silahkan centang kolom Aktifkan pada Syarat yang akan diterapkan dan masukkan Nilai Persentase Minimal yang harus dipenuhi oleh para pendaftar. Kemudian tekan tombol Seleksi. Hanya mahasiswa yang telah melakukan finalisasi dan memenuhi syarat saja yang akan masuk sebagai mahasiswa baru. Mahasiswa yang telah lulus seleksi dapat dilihat di tab Calon MABA
Untuk melihat detail pendaftaran user tersebut klik link Detail sehingga akan muncul halaman Detail Pendaftar (Gambar 4.15)
Gambar 4.15. Detail Pendaftar
Pada halaman detail pendaftar anda dapat melihat Data Diri pendaftar serta pilihan program studi yang dipilih. Terdapat beberapa tab yaitu
- Biaya Pendaftaran.
Pada tab Biaya Pendaftaran (Gambar 4.15) anda dapat melihat data transaksi pembayaran yang telah dikirimkan oleh pendaftar mulai dari Tanggal Transaksi, Bank, Jumlah Bayar, No Referensi. Admin bertugas untuk memvalidasi data tersebut dan apabila valid maka centang Ya pada label Valid, masukkan Deskripsi kemudian tekan tombol Save
- Berkas
Pada tab Berkas (Gambar 4.16) anda dapat melihat berkas-berkas yang telah diupload oleh pendaftar. Untuk melihat file yang telah dikirm klik link pada kolom FILE DARI PENDAFTAR. Kemudian set Valid atau Tidak Valid pada kolom Status kemudian tekan tombol Save
Gambar 4.16. Detail Pendaftar – Tab Berkas
- Ujian
Pada tab Ujian (Gambar 4.17) anda dapat melihat daftar ujian yang ada pada jalur penerimaan ini.
Gambar 4.17. Detail Pendaftar – Tab Ujian
admin dapat memasukkan nilai pada kolom Nilai pada setiap ujian dan kemudian menekan tombol Save untuk menyimpan nilai tersebut.
- Lulus
Tab Lulus (Gambar 4.18) dapat digunakan untuk menentukan pendaftar ini diterima di program studi mana dan menetapkan NIM pendaftar tersebut tanpa melalui proses Seleksi Calon Mahasiswa Baru (Gambar 4.14).
Gambar 4.18. Detail Pendaftar – Tab Lulus
- Tagihan UKT
Tab Tagihan UKT (Gambar 4.19) dapat digunakan untuk menentukan tagihan-tagihan yang dikenakan pada calon mahasiswa baru ini. Admin dapat mengubah Nominal apabila diperlukan. Pendaftar dapat melihat Tagihan UKT apabila setting Publish Kelulusan ? telah diset Ya pada Data Periode Pendaftaran (Gambar 4.6)
Gambar 4.19. Detail Pendaftar – Tab Tagihan UKT
- Pembayaran UKT
Tab Pembayaran UKT (Gambar 4.20) digunakan untuk melihat konfirmasi pembayaran UKT yang telah dilakukan oleh pendaftar
Gambar 4.20. Detail Pendaftar – Tab Pembayaran UKT
Admin bertugas untuk mengecek transaksi tersebut di bank terkait dan menetapkan Valid apabila transaksi tersebut valid.
- Tab Calon MABA
Tab calon mahasiswa baru berisi pendaftar yang telah lolos seleksi yang dilakukan dengan menekan tombol Seleksi Calon MABA (Gambar 4.13) pada tab Pendaftar
Gambar 4.21. Tab Calon MABA
Terdapat beberapa tombol yaitu:
- Tombol Generate NIM untuk menetapkan NIM pada calon mahasiswa baru yang ada pada tabel calon maba
- Tombol Generate Tagihan Awal Masuk untuk membuat tagihan/invoice kepada calon mahasiswa baru yang ada pada tabel calon maba
- Tombol Hapus Semua Data untuk menghapus data calon maba dari tabel
- Tombol Reset NIM untuk mereset NIM pada tabel calon maba
- Tab Pembayaran UKT
Tab Pembayaran UKT (Gambar 4.22) berisi data para calon MABA yang telah melakukan konfirmasi pembayaran UKT. Untuk melihat detail pembayaran klik Detail.
Gambar 4.22. Tab Pembayaran UKT
kemudian klik tab Pembayaran UKT (Gambar 4.23), kemudian periksa data pada Details Transaksi Pembayaran apakah pembayaran sudah masuk atau belum. Apabila pembayaran telah valid silahkan pilih Ya pada radio button Valid kemudian tekan Save.
Gambar 4.23. Tab Pembayaran UKT – Detail Transaksi
Terdapat tombol Export ke SIAKAD (Gambar 4.22) untuk mengexport data calon MABA yang status pembayaran UKT nya valid ke Sistem Informasi Akademik. Pastikan NIM telah tergenerate sebelumnya.
- Tab Hasil Export
Tab Hasil Export (Gambar 4.24) berisi data pendaftar yang telah terdaftar sebagai mahasiswa baru di sistem informasi. Tekan Detail untuk melihat data diri dari mahasiswa baru tersebut (Gambar 4.25).
Gambar 4.24. Tab Hasil Export
Gambar 4.25. Detail Mahasiswa
Urutan dalam proses penerimaan mahasiswa baru untuk admin adalah:
- Validasi Biaya Pendaftaran (Gambar 4.15)
- Validasi Berkas Pendaftaran (Gambar 4.16)
- Isi Nilai Ujian (Gambar 4.17)
- Klik Tombol Seleksi Calon MABA (Gambar 4.14)
- Generate NIM (Gambar 4.21)
- Generate Tagihan Awal Masuk (UKT) (Gambar 4.21) pastikan admin keuangan sudah menggenerate tagihan pada halaman Daftar Jenis Tagihan Per Program Studi
- Validasi Pembayaran UKT (Gambar 4.23)
- Export ke SIAKAD (Gambar 4.22)
4.3. Daftar User Peserta Pendaftaran
Halaman Daftar User Peserta Pendaftaran (Gambar 4.26.) digunakan untuk mengelola semua user peserta pendaftaran mahasiswa baru.
Gambar 4.26. Daftar User Peserta Pendaftaran
Untuk melihat detail dari user tersebut klik icon Edit sehingga muncul data pribadi peserta pendaftaran tersebut (Gambar 4.27).
Gambar 4.27. Data Pribadi User Peserta Pendaftaran
Admin dapat mengubah data yang ada kemudian menekan tombol Save. Untuk melihat pendaftaran yang diikuti oleh mahasiswa ini tekan tombol Pendaftaran yang Diikuti sehingga muncul dialog Seleksi Calon Mahasiswa Baru.
Gambar 4.28. Seleksi Calon Mahasiswa Baru
Klik link pada kolom nama untuk melihat detail pendaftaran yang diikuti oleh user tersebut.
4.4. Setting
Halaman Setting Penerimaan Mahasiswa Baru (Gambar 4.29.) digunakan untuk mengelola setting pada sistem pendaftaran mahasiswa baru.
Gambar 4.29. Setting Penerimaan Mahasiswa Baru
Admin dapat mengubah Dashboard Text yaitu text yang akan muncul pada halaman dashboard calon mahasiswa baru. Atau mengubah Gambar Latar yaitu gambar yang ada pada sistem penerimaan mahasiswa baru ini.