Pada aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) Kampus Amelaris terdapat menu mahasiswa yang berisi halaman Daftar Mahasiswa, Pengisian IRS, Transfer SKS, Lulus / Drop Out, Transkrip dan Skripsi/Tesis.
5.1. Mahasiswa
Halaman Mahasiswa berfungsi sebagai tempat mengatur semua data mahasiswa yang ada pada universitas. Terdapat dua tampilan yaitu tampilan berdasar program studi atau tampilkan tanpa program studi.
Gambar 5.1. Halaman Daftar Mahasiswa
Berikut adalah tombol-tombol yang ada di kolom Action:
- Lihat Isian Data Mahasiswa: halaman ini berisi data pribadi mahasiswa
- Update Mahasiswa: halaman ini untuk mengupdate data mahasiswa
- Hapus Mahasiswa: tombol untuk menghapus mahasiswa
- Riwayat Pendidikan Mahasiswa: untuk melihat riwayat pendidikan mahasiswa
Gambar 5.2. Halaman Daftar Mahasiswa per Program Studi
Berikut adalah tombol-tombol yang ada di kolom Action:
- Lihat Isian Data Mahasiswa: halaman ini berisi data pribadi mahasiswa
- Update Mahasiswa: halaman ini untuk mengupdate data mahasiswa
- Data Akademis Mahasiswa: halaman ini berisi nilai IPS dan IPK mahasiswa beserta detail nilai per mata kuliah
- Riwayat Pendidikan Mahasiswa: untuk melihat riwayat pendidikan mahasiswa
Untuk menambah Mahasiswa tekan tombol Tambah Mahasiswa kemudian akan muncul halaman seperti gambar 5.3.
- Masukkan Nama, Email, Password, Jenis Kelamin, NIK, Nama Ibu, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Agama, Kewarganegaraan, Kelurahan, Kecamatan, Kode Pos, No HP, Penerima KPS, NISN, NIK Ayah, Nama Ayah, NIK Ibu, Nama Ibu. Field lainnya adalah opsional dan boleh dikosongi.
- Tekan tombol Save untuk menyimpan data mahasiswa ke database
Gambar 5.3. Halaman Tambah Mahasiswa
5.1.1. Riwayat Pendidikan Mahasiswa
Halaman Riwayat Pendidikan Mahasiswa (Gambar 5.4.) berisi daftar pendidikan yang telah diambil oleh mahasiswa tersebut. Pendidikan yang dimaksud juga bisa berasal dari universitas lain.
Gambar 5.4. Halaman Riwayat Pendidikan Mahasiswa
Pada halaman Riwayat Pendidikan Mahasiswa terdapat panel di sebelah kiri yang berisi link ke halaman:
- Detail Mahasiswa
- Aktivitas Perkuliahan Mahasiswa
Pada halaman riwayat pendidikan mahasiswa, admin dapat menambah riwayat pendidikan dengan menekan tombol Tambah Pendidikan sehingga akan muncul dialog History Pendidikan (Gambar 5.5.).
Pada dialog History Pendidikan :
- Masukkan NIM, Jenis Pendaftaran, Jalur Pendaftaran, Tanggal Pendaftaran, Program Studi, Periode Pendaftaran. Field lainnya adalah opsional dan boleh dikosongi.
- Tekan tombol Save untuk menyimpan data riwayat pendidikan ke database
Gambar 5.5. Dialog Riwayat Pendidikan
5.1.2. Aktivitas Perkuliahan Mahasiswa
Halaman Aktivitas Perkuliahan Mahasiswa (Gambar 5.6.) berisi daftar aktivitas perkuliahan mahasiswa tersebut per semester beserta nilai IPS, nilai IPK, dan jumlah SKS yang telah diperoleh tiap semester. Untuk menambah aktivitas perkuliahan mahasiswa silahkan lihat sub bab 4.8. Aktivitas Perkuliahan Mahasiswa.
Gambar 5.6. Halaman Aktivitas Perkuliahan Mahasiswa
5.1.3. Data Akademis Mahasiswa
Halaman data akademis mahasiswa (Gambar 5.7.) menampilkan data IPK dan SKS yang telah diperoleh oleh mahasiswa beserta dengan grafik IPS per semester.
Gambar 5.7. Halaman Data Akademis Mahasiswa
Pada bagian bawah terdapat tab Ringkasan, Riwayat dan Status Akademis.
- Tab Ringkasan (Gambar 5.8.) berisi Mata Kuliah yang telah diambil, SKS yang diperoleh, IPS dan IPK per semester.
- Tab Riwayat berisi 3 sub tab yaitu Per Semester (Gambar 5.9), Per Mata Kuliah (Gambar 5.10) dan Transfer SKS (Gambar 5.11)
- Tab Status Akademis (Gambar 5.12) berisi status mahasiswa per semester beserta nilai IPK dan IPS dan jumlah SKS pada semester tersebut.
Gambar 5.8. Halaman Data Akademis Mahasiswa – Tab Ringkasan
Pada Tab Ringkasan (Gambar 5.8) terdapat tabel yang berisi data jumlah mata kuliah yang diambil per semester, jumlah SKS dan juga nilai IPS dan IPK per semester. Selain itu anda juga dapat mencetak KHS dengan menekan link Print
Gambar 5.9. Halaman Data Akademis Mahasiswa – Tab Riwayat – Per Semester
Pada Tab Riwayat – Per Semester (Gambar 5.9) terdapat tabel yang berisi data mata kuliah yang diambil per semester beserta nilai akhir dan nilai huruf dari mata kuliah tersebut. Anda juga dapat melihat nilai per komponen dengan menekan link Detail.
Gambar 5.10. Halaman Data Akademis Mahasiswa – Tab Riwayat – Per Mata Kuliah
Pada Tab Riwayat – Per Mata Kuliah (Gambar 5.10) terdapat tabel yang berisi mata kuliah yang telah diambil mulai dari semester awal hingga saat ini, beserta dengan jumlah SKS dan nilai yang diperoleh mata kuliah tersebut.
Gambar 5.11. Halaman Data Akademis Mahasiswa – Tab Riwayat – Transfer SKS
Pada Tab Riwayat – Transfer SKS (Gambar 5.11) terdapat tabel yang berisi mata kuliah yang didapat dari transfer mata kuliah dari universitas lain atau universitas yang sama namun beda jurusan.
Gambar 5.12. Halaman Data Akademis Mahasiswa – Tab Status Akademis
5.2. Pengisian IRS
Mahasiswa bisa mengisi IRS jika:
- mahasiswa aktif : sudah bayar spp dan isi kuesioner, dan jika data dari puskom sudah masuk ke siakad
- semester aktif prodi sudah diset
- sudah dibuat event pengisian IRS di kalendar akademik dan sudah masuk waktu pengisian IRS
- mahasiswa masuk kurikulum semester aktif prodi
- kelas sudah dibuat di prodi dan semester aktif
Halaman Pengisian IRS (Gambar 5.13) berfungsi sebagai tempat untuk melihat data mahasiswa yang telah melakukan pengisian IRS pada tiap semester.
Gambar 5.13. Halaman Pengisian IRS
Untuk melihat mata kuliah apa saja yang diambil oleh mahasiswa tersebut klik link Detail. Pada halaman Detail IRS terdapat beberapa tab yaitu:
- Tab Ringkasan (Gambar 5.14) berisi mata kuliah yang ada pada IRS beserta status IRS tersebut
- Tab Kelas (Gambar 5.15) berisi informasi tentang mata kuliah yang ada pada IRS beserta kelas perkuliahan beserta jadwal, ruang dan pengajar kelas tersebut.
- Tab Jadwal (Gambar 5.16) berisi kalender beserta keterangan mata kuliah dan ruang tempat perkuliahan
- Tab Pengecekan (Gambar 5.17) digunakan untuk mengecek apakah IRS bermasalah misalnya ada jadwal yang bentrok, jumlah SKS yang diambil melebihi ketentuan dan lain-lain
- Tab Pembimbing (Gambar 5.18) berisi tentang dosen pembimbing akademik mahasiswa tersebut.
Gambar 5.14. Halaman Pengisian IRS – Tab Ringkasan
Tab Ringkasan
Pada Tab Ringkasan terdapat data mengenai status IRS dan mata kuliah apa saja yang dipilih oleh mahasiswa tersebut, jumlah SKS, sistem IRS yang dipakai, SKS maksimal yang bisa diambil, IP terakhir. Untuk memperbarui status IRS, pada field Status Baru pilih status IRS yang ada dan tekan tombol Save.
Admin juga bisa menambah mata kuliah ke dalam IRS dengan menekan tombol Tambah Mata Kuliah atau mencetak IRS dengan menekan tombol Cetak IRS.
Gambar 5.15. Halaman Pengisian IRS – Tab Kelas
Tab Kelas
Pada Tab Kelas terdapat tabel yang berisi daftar mata kuliah yang ada pada IRS beserta nama kelas, jadwal perkuliahan, ruang dan staf pengajar kelas tersebut.
Gambar 5.16. Halaman Pengisian IRS – Tab Jadwal
Tab Jadwal
Pada Tab Jadwal adalah tampilan kalender kelas perkuliahan beserta tempat perkuliahan tersebut. Tampilkan kalender bisa diubah berdasarkan tampilan bulanan, mingguan atau harian, maupun agenda.
Gambar 5.17. Halaman Pengisian IRS – Tab Pengecekan
Tab Pengecekan
Pada Tab Pengecekan digunakan untuk mengecek apakah IRS tersebut layak untuk disetujui atau tidak. Pengecekan yang dilakukan adalah:
- Jumlah SKS yang diambil apakah melebihi IP acuan atau tidak
- Jadwal mata kuliah yang diambil apakah ada yang bertabrakan
- Kelas perkuliahan apakah melebihi kapasitas atau tidak
- Mata kuliah yang diambil apakah sudah memenuhi semua prasyarat atau belum.
Gambar 5.18. Halaman Pengisian IRS – Tab Pembimbing
Tab Pembimbing berisi tentang dosen pembimbing akademik mahasiswa tersebut.
5.3. Transfer SKS
Halaman Transfer SKS (Gambar 5.19) berfungsi sebagai tempat untuk melihat data mahasiswa yang berasal dari universitas lain atau jurusan lain yang melakukan transfer SKS.
Gambar 5.19. Halaman Transfer SKS
Untuk menambah data tekan tombol Tambah, kemudian akan muncul halaman Tambah Transfer SKS (Gambar 5.20).
Gambar 5.20. Halaman Tambah Transfer SKS
Pada halaman Tambah Transfer SKS:
- Pada field Mahasiswa pilih mahasiswa yang akan mentransfer SKS
- Masukkan asal universitas pada field Dari Universitas
- Masukkan asal program studi pada field Dari Program Studi
- Tekan tombol Save untuk menyimpan data ke database
- Setelah data berhasil disimpan kemudian akan muncul tab baru Mata Kuliah (Gambar 5.21) yang digunakan untuk memilih mata kuliah mana saja yang akan ditransfer
Gambar 5.21. Halaman Tambah Transfer SKS – Tab Mata Kuliah
Pada Tab Mata Kuliah :
- Pada field Kurikulum pilih kurikulum yang berisi mata kuliah yang akan ditransfer
- Tekan tombol Tambah Mata Kuliah untuk memilih mata kuliah yang akan ditransfer SKS nya kemudian akan muncul dialog Mata kuliah
- Pada dialog Mata Kuliah (Gambar 5.22) cari dan pilih mata kuliah yang akan ditransfer kemudian centang
Gambar 5.22. Halaman Tambah Transfer SKS – Dialog Mata Kuliah
- Kemudian tekan tombol Pilih untuk menyimpan data ke dalam database.
- Mata kuliah yang terpilih tersebut akan muncul pada tabel kemudian silahkan update Nilai Huruf Diakui, Kode Mata Kuliah Asal, .Nama Mata Kuliah Asal, SKS Asal dan Nilai Asal apabila perlu
- Tekan tombol Save untuk menyimpan data ke database
- Untuk menghapus mata kuliah dari daftar transfer, klik icon delete pada kolom terakhir dan tekan tombol Save untuk menyimpan data ke database
5.4. Daftar Mahasiswa Lulus / Drop Out
Halaman Daftar Mahasiswa Lulus / Drop Out (Gambar 5.23) berfungsi sebagai tempat untuk mengelola mahasiswa yang keluar dari universitas mulai dari lulus, mutasi, dikeluarkan, mengundurkan diri, putus sekolah, wafat, hilang dan lain sebagainya.
Gambar 8.23. Halaman Daftar Mahasiswa Lulus / Drop Out
Untuk menambah mahasiswa lulus atau dropout tekan tombol Tambah kemudian akan muncul halaman Tambah Mahasiswa Lulus / Drop Out (Gambar 5.24)
Gambar 5.24. Halaman Tambah Mahasiswa Lulus / Drop Out
Pada halaman Tambah Mahasiswa Lulus / Drop Out:
- Pilih field Jenis Keluar, pilih alasan mahasiswa itu keluar dari universitas
- Pada field Tanggal Keluar, Periode Keluar, isi kapan mahasiswa itu keluar. Isi field: Keterangan, SK Yudisium, Tanggal Yudisium bila perlu
- Pilih mahasiswa dengan memilih angkatan atau range NIM atau pilih satu NIM
- Tekan Save untuk menyimpan data ke database.
Untuk menghapus mahasiswa dari daftar mahasiswa lulus / drop out, klik icon delete pada tabel Daftar Mahasiswa Lulus / Drop Out pada kolom terakhir
5.5. Transkrip
Halaman Transkrip (Gambar 5.25) digunakan sebagai tempat mengelola transkrip mahasiswa yang ada.
Gambar 5.25. Halaman Transkrip
Untuk menambah transkrip tekan tombol Tambah Transkrip pada toolbar, kemudian akan muncul halaman Tambah Transkrip, terdapat dua tab yaitu Tab Sementara (Gambar 5.26) untuk transkrip sementara dan Tab Kelulusan (Gambar 5.27) untuk transkrip kelulusan. Untuk menghapus transkrip mahasiswa dari daftar transkrip, klik icon delete pada tabel Transkrip pada kolom terakhir
Gambar 5.26. Halaman Tambah Transkrip – Tab Sementara
Pada halaman Tambah Transkrip – Tab Sementara:
- Pada field Mahasiswa pilih mahasiswa yang akan dibuat transkripnya dan tekan Save setelah data tersimpan kemudian akan muncul data mengenai
Jumlah seluruh kredit, Jumlah SKS x Angka, IPK, Predikat Kelulusan dan akan muncul Tab Detail (Gambar 5.28) yang berisi data mata kuliah beserta jumlah SKS dan nilai yang diperoleh.
- Isi field No Transkrip, Tanggal Transkrip
- Tekan Save untuk menyimpan data ke database.
- Untuk menghitung kembali data transkrip dari tabel nilai tekan tombol Rebuild
- Untuk mencetak transkrip tekan tombol Print Transkrip Sementara
Gambar 5.27. Halaman Tambah Transkrip – Tab Kelulusan
Pada halaman Tambah Transkrip – Tab Kelulusan:
- Pada field Mahasiswa pilih mahasiswa yang akan dibuat transkripnya dan tekan Save setelah data tersimpan kemudian akan muncul data mengenai
Jumlah seluruh kredit, Jumlah SKS x Angka, IPK, Predikat Kelulusan dan akan muncul Tab Detail (Gambar 5.28) yang berisi data mata kuliah beserta jumlah SKS dan nilai yang diperoleh.
- Isi field Tanggal Kelulusan, No Transkrip, Tanggal Transkrip, No Ijazah
- Tekan Save untuk menyimpan data ke database.
- Untuk menghitung kembali data transkrip dari tabel nilai tekan tombol Rebuild
- Untuk mencetak transkrip tekan tombol Print Transkrip Kelulusan
Gambar 5.28. Halaman Update Transkrip – Tab Detail
5.6. Skripsi / Thesis
Halaman Skripsi / Thesis (Gambar 5.29) digunakan sebagai tempat mengelola skripsi/tesis mahasiswa yang ada.
Gambar 5.29. Halaman Daftar Tesis/Skripsi
Untuk menambah tesis/skripsi tekan tombol Tambah pada toolbar, kemudian akan muncul halaman Tambah Tesis / Skripsi (Gambar 5.30)
Gambar 5.30. Halaman Tambah Thesis/Skripsi – Tab Review
Pada halaman Tambah Thesis – Tab Review:
- Pada field Mahasiswa pilih mahasiswa yang akan dibuat judul Thesis / Skripsinya, masukkan Judul, pilih Jenis thesis/skripsi, Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai mengerjakan thesis/skripsi
- Tekan Save untuk menyimpan data ke database
- Setelah data berhasil disimpan kemudian akan muncul tab Dosen Pembimbing (Gambar 5.31) dan tab Dosen Penguji (Gambar 5.32)
Gambar 5.31. Halaman Update Thesis/Skripsi – Tab Dosen Pembimbing
- Untuk menambah Dosen Pembimbing, click tab Dosen Pembimbing (Gambar 5.31) kemudian tekan tombol Tambah Dosen dan pilih dosen yang diinginkan
Gambar 5.32. Halaman Update Thesis/Skripsi – Tab Penguji
Untuk menambah Penguji, click tab Penguji (Gambar 5.32) kemudian tekan tombol Tambah Dosen dan pilih dosen yang diinginkan